De rittenstaatverwerking is het centrale punt van de controle. Van iedere dienst in de ritagenda is een digitale rittenstaat aanwezig. Deze rittenstaat zal vergeleken moeten worden met de werkelijk gegevens, zoals ze tijdens de dienst van de chauffeur hebben plaats gevonden. Tijdens deze verwerking zullen de volgende gegevens worden vastgelegd cq verwerkt:
Af te dragen door chauffeur ontvangen contanten, gesplitst naar ontvangen 'eigen bijdragen', prijsafspraken en contant taximeter werk.
Gerealiseerde omzetten op chauffeur, voertuig en relatie.
Bezette, onbezette, totaal kilometers op chauffeur en voertuig.
Gewerkte uren voor verloning en bezettingsuren voor het voertuig.
Afgedragen kasgeld, gemaakt kosten, brandstof tanken.
Inleggen ritten van algemene relaties voor facturatie.
Inleggen ritten van zorgvervoer relaties voor facturatie en declaratie aan zorgverleners.
![[Belangrijk]](images/important.png) | Belangrijk |
|---|---|
| Elke rittenstaat kan maar een keer worden verwerkt. |
Ook in de rittenstaat verwerking kunnen wij, middels parameters, specifieke functies ontsluiten. De verwerking zoals hij beschreven zal worden beschreven met de standaard ingestelde functies. De verwerking doorloopt een vast aantal schermen en zal in de navolgende voorbeelden worden beschreven.
Nat het verlaten van het rode tel-scherm is er de mogelijkheid om het contante (totaal)bedrag aan te passen. Als het rode tel-scherm op de juiste manier is doorlopen, dan is het aanpassen van het bedrag niet nodig.
Het eerste scherm is een rekening machine, waar ritten gecodeerd kunnen worden als contant of op rekening. Ritten van call-centra (CC-ritten), worden in dit scherm nog niet weergegeven.
In het bovenstaande venster worden de bedragen van Eigen Bijdrage ritten en call-centra (PZN/Connexxion/e.d.) opgeteld, zodat bepaald kan worden wat de chauffeur aan contant moet afdragen. Tevens worden de opbrengsten (indien bekend), opgeteld bij de omzet van de chauffeur en het voertuig. Indien er voor bepaalde contracten in/uitstap tijden nodig zijn, dan zal er een pop-up scherm komen, waarin deze gegevens gevraagd worden.
De tellerstanden onder taxiklok worden, bij voertuigen die voorzien zijn van datacommunicatie apparatuur, automatisch ingevuld.De Wagenklok kilometers, zijn de echte dashboard kilometers van het voertuigen. Voor het invullen van de wagenklok kilometers zal er een apart schermpje worden getoond waar de begin en eindstand kan worden ingevuld. Deze standen worden ook gebruikt om te kunnen bepalen of de kilometer registratie sluitend is. Dit scherm heeft de mogelijkheid om twee maal een begin/eindstand in te vullen. Dit is bedoeld de situatie waar een chauffeur 's morgens en 's middags een (school)rit rijd en tussendoor het voertuig door een andere chauffeur gebruikt zou kunnen worden.
In het rechtse groene scherm is zichtbaar wat de in en uitklok tijden zijn en zullen de pauze begin/eind worden getoond. De verwerker van de rittenstaat bepaald echter wat er definitief als uren geboekt moeten worden. De uren van over de nacht worden door Taxsys automatisch uitgerekend. Tevens is het mogelijk om verschillende soorten uren te coderen. Dit coderen kan door bij het veld soort (SRT) op F4 te drukken, waarbij in het dan getoonde keuze scherm de mogelijkheid is om toevoegingen te doen. Toevoegingen van uur-soorten zal in overleg met ons moeten gebeuren. Er kunnen verschillende diensten op dezelfde dag worden ingevoerd. Met F3-Terug kunt u verder gaan met de verdere verwerking van de rittenstaat.
In dit venster heeft u de beschikking over de volgende toetsen: (D)iesel, (O)lie, (K)osten, (A)frek. Als het brandstof en olie verbruik worden ingevuld dan zal bij het invullen van alleen de de liters het bedrag automatisch worden uitgerekend. De bedragen waarmee deze berekening gebeurd kunnen worden ingevuld in programma 4.1.7.1. Vaste rekengegevens. Als er wel bedragen worden ingevuld, dan zullen deze bedragen van het bedrag dat de chauffeur moet afdragen, worden afgetrokken. Hetzelfde gaat op voor het ingeven van (R)itkorting. De letter 'A' is de laatste stap in dit venster.
Van iedere verwerkte rittenstaat van een chauffeur zal worden bijgehouden wat zijn afdrachten zijn, inclusief de kasverschillend die zijn ontstaan.
Elke rekening en ziekenfonds rit die in het eerste rode scherm - 'Tellen ritten contant/rekening' - als zodanig is gecodeerd (door het invullen van het relatienummer), zal opvolgend getoond worden. Taxsys 'ziet' aan het relatienummer of het een algemene debiteur of een ziekenfonds debiteur is. Bij een ziekenfonds relatie zal er een afwijkend scherm getoond worden, afhankelijk van het ziekenfonds waartoe de relatie behoord.
Voor een unieke nummering zal er door Taxsys een Bonnummer worden gemaakt. Dit bonnummer is een samentrekking van het uur waarin de rit heeft plaats gevonden, het wagennummer en een volgnummer. Aangezien er twee regels per opdracht aangemaakt mogen worden, waarvan de eerste de factuurregel is en de tweede een eventuele extra opmerking. Maximaal 5 factuurregels kunnen in hetzelfde uur, door dezelfde wagen, worden verwerkt. In de situatie waar het voertuig meer als 5 ritten heeft gerereden voor de dezelfde relatie en ook nog eens in hetzelfde uur, zal het bonnumer handmatig moeten worden aangepast.
Bij ziekenfonds ritten is het van belang dat de juiste coderingen worden ingevuld. Zie het hoofdstuk "Uitleg ziekenfonds" voor een gedetailleerde uitleg.
Nadat alle rekening ritten zijn verwerkt, bestaat de mogelijkheid om handmatig extra factuurregel aan te maken. Dit zou kunnen voorkomen in de situatie dat de chauffeur een rit meer gereden heeft dan in de agenda staat genoteerd. Hierbij is te denken aan een Visa Versa (VV) rit, waarvan het wel de bedoeling is dat hij als twee afzonderlijke ritten wordt gefactureerd.
Zoals reeds eerder aangegeven kunnen de rittenstaten maar een keer verwerkt worden. Voor het doorvoeren van correcties op een reeds verwerkte rittenstaat zijn er diverse programma en manieren, waarop dit kan plaatsvinden.
Dit gebeurt door een rittenstaat van de chauffeur te verwerken op voertuig 'CORRECTIE'. Bij de meeste bedrijven is dit aangemaakt op voertuignummmer 500. Bij het ingeven van een negatief bedrag bij de kas afdracht (rode scherm), is er een positieve correctie op zijn kas verschil.
In programma 4.2.1. Muteren / Printen stamgegevens, zijn de item 11 t/m 15 de standen zoals ze zijn ingegeven tijdens de laatste rittenstaat die verwerkt is. F4, beschikbaar na de keuze om te muteren, toont een lijst van alle klok-kilometers. Hier is tevens te zien of alle rittenstaten met de dashboard-kilometers aansluitend zijn.
In programma 4.2.8.5. Opvragen/ muteren overzicht verwerkte periode-uren kan de periode en chauffeur worden gekozen, waarop de correctie plaats zou moeten vinden. Middels de pijltjes omhoog/omlaag kan er naar de gewenste datum worden gegaan. Door op F4 te drukken wordt het zelfde mutatie scherm getoond als tijdens het verwerken van de rittenstaat en kunnen de gewenste mutaties worden gedaan.
In programma 4.1.2.Muteren / Printen ritten debiteuren overigen kunnen de geboekte factuurregels worden gemuteerd. Tevens is hier te zien of een factuurregel gekoppeld is aan een rit in de agenda.
In programma 4.1.3. Muteren / Printen ritten debiteuren ziekenfondsen kunnen ritten van het ziekenfonds worden aangepast. In verband met berekeningen van het tarief is het verstandiger om de ingelegde regel hier te verwijderen en dan via programma 4.1.1.6. Controle gefactureerde ritten op rekening vanuit agenda de rit opnieuw te boeken.
In programma 4.1.1.6. Controle gefactureerde ritten op rekening vanuit agenda, kan gecontroleerd worden of alle ritten die in de agenda zijn voorzien van een relatienummer ook een ingelegde factuurregel hebben. In dit programma is het ook mogelijk om mutaties door te voeren.
