Met niet meer dan een webbrowser kunnen ouders/verzorgers, medewerkers van instellingen, en opdrachtgevers ziek- en hersteldmeldingen doorgeven, inzicht krijgen in de planning, en structurele wijzingen aan de planning doorgeven.
Uitgebreide informatie vindt u hier
Binnen de ritagenda zijn er een aantal specifieke zoekopties voor het groepsvervoer.
- G - Opvragen van 1 routenummer
Opvragen van alle ritten van 1 specifieke route.
- GD - Groepsvervoer Deelnemer
Opvragen van alle ritten waarin de gevraagde deelnemer staat ingepland.
- GI - Groepsvervoer Instelling
Opvragen van alle ritten van en naar de gevraagde instelling.
- GR - Groepsvervoer Relatie
Opvragen van alle ritten van een relatie. De relatie is veld 16 van de deelnemer (prog. 3.1.) .
![[Opmerking]](images/note.png)
Opmerking De opties G, GI, GD en GR zijn ook in historie te gebruiken. - OPT - Groepsvervoer te optimaliseren
Deze optie laat alle routes zien die op 00.01 in de agenda staan. Dit tijdstip betekent dat er geen / een ongeldige tijd op een deelnemer staat.
Opmerking Het is mogelijk om een route automatisch op 00.01 te plaatsen als een deelnemer vrij of ziek wordt gemeld. Op die manier is er een herkenning dat de route geoptimaliseerd moet worden en zal altijd een reele tijd op de route staan. - 1- (G)roepsvervoer
Hiermee kan vanuit de ritagenda een deelnemerskaart worden opgeroepen en kan een ziek- of hersteldmelding of een vrije dag worden ingeboekt. Op deze manier kunnen ook gebruikers met beperkte rechten eenvoudige mutaties in het systeem verwerken.
- ZG - Ziekmeldingen Groepsvervoer
Deze optie toont een lijst van alle deelnemers die vrij of ziek zijn. Met de optie F1 kunnen alle deelnemers van een bepaalde opdrachtgever worden opgevraagd.
De routes worden automatisch in de ritagenda geplaatst. Standaard gebeurt dit in de nacht van woensdag op donderdag en de routes worden altijd 1 week verder t.m. zondag ingeboekt. Op het moment dat een nieuwe route wordt aangemaakt en wordt geactiveerd binnen dezelfde week zal de route al meteen in de agenda verschijnen omdat er voortdurend een controleslag plaatsvind van de groepsvervoerroutes.
Tijdens deze controleslag wordt gecontroleerd of er nieuwe routes zijn, en wordt de route actief of niet actief gemaakt rekening houden met de vrije dagen / ziekte van deelnemers, vrije dagen van instellingen, of vrije dagen van de route.
Automatsch ingeboekte routes zijn herkenbaar aan de code 'agvp' (code die de rit heeft geboekt). Op het moment dat er geen actieve deelnemers in de route staan is het aantal personen van de rit 0 en wordt bv een van de volgende opmerkingen in de agenda getoond:
- Alle deelnemers vrij
- Alle instellingen vrij
- Alle deelnemers ziek
Via de optie GVE - 'Datum vastleggen ivm doorboeken ritten' in de ritagenda, kunnen de ritten t.m. de ingegeven datum worden doorgeboekt. Dit kan handig zijn om bijvoorbeeld de planning voor een vakantieperiode te maken.
Met de optie GVE-'Afboeken ritten van de vrije instellingen' kunnen alle routes die niet actief zijn met 1 handeling wortden verwijderd.
| Opmerking |
|---|---|
| Verwijder routes bij voorkeur pas op het moment dat het tijdstip verstreken is omdat een route eventueel weer actief kan worden |
Indien een route wordt gereden met een data-voertuig kunnen op deelnemersniveau de in- en uitstaptijden worden geregistreerd. Op het moment dat hiervan gebruik wordt gemaakt ontstaan de volgende mogelijkheden :
- Realtime volgen van de voortgang van een route.
Op de routelijst in de agenda wordt bij iedere deelnemer de instaptijd,de uitstaptijd en de wachtseconden of de gegevens van de loosmelding vermeld.
- Rapportage
Vanuit diverse invalshoeken kunnen de gegevens worden opgevraagd. Dit kan via de ritagenda-GVE-keuze 4 (In- en uitstaptijden deelnemers obv datacommunicatie)
Via F2-Filter is het het mogelijk een rapportage te krijgen van 1 deelnemer, 1 opdrachtgever, 1 chauffeur etc. De gegegevens van een deelnemer kunnen via menukeuze D in programma 3.1. ook worden opgevraagd. Hetzelfde principe geldt voor een route.
Opmerking Met F4 kunnen de gegevens worden geexporteerd naar excel Opmerking Met de optie P kunnen parameters worden ingesteld waarmee afwijkingen kunnen worden gecontroleerd/weergegeven. Opmerking De registratie van de tijden kan in overleg met de helpdesk worden geactiveerd
Net als bij een gewone rit is het mogelijk om een terugbelservice te activeren. Deze kan worden ingesteld voor alle opdrachtgevers, of 1 of meer opdrachtgevers naar keuze.
Instellen van de terugbelservice kan in overleg met de helpdesk worden geactiveerd.
Taxsys Optimizer is een aanvullende, grafische module waarmee routes met behulp van de routeplanner Microsoft Mappoint kunnen worden berekend. Hiermee wordt het eenvoudig om de deelnemers binnen een route van correcte in- en uitstaptijden en kilometers te voorzien. Dit is essentieel voor een goede planning en uitvoering van het vervoer, omdat de routevolgorde en ophaaltijd voor de chauffeur helder wordt. Daarnaast zijn deze gegevens vaak noodzakelijk om te komen tot een correcte facturering. Verder kan het programma worden gebruikt als hulpmiddel voor het maken van offertes voor groepsvervoer en het analyseren van bestaande routes.
Meer informatie vindt u in het aparte onderdeel 'Taxys Optimizer'
Als de groepsvervoerkoppeling actief is kunnen ritten van een andere partij ontvangen en verwerkt worden als groepsvervoerroute, inclusief de belading van deelnemers. Dit is de zogenaamde 'externe route'.
Via programma GVE-5 (Opvragen externe deelnemers)in de ritagenda kan een lijst worden opgevraagd van alle deelnemers die in het systeem bekend zijn.
Met de filter 'GD' (groepsvervoerdeelnemer) kan met F3 worden gezocht op ritten waarin de externe deelnemer voorkomt. Dit GD-filter werkt ook in de rithistorie. Deze zoekfunctie is met name handig om deelnemers af te melden bij de chauffeur.
Met de koppeling is het mogelijk informatie over de uitvoering, per deelnemer, realtime, terug te melden aan de opdrachtgever.
Met programma 3.4.F4-F3 (zoekfunctie) of via 3.3-F4 Opvragen routes van instelling kan een routeoverzichtscherm worden opgevraagd. Hiermeem is het mogelijk om buiten de ritagenda om de vaste routeindeling overzichtelijk te tonen.
Op het moment dat deze functie wordt opgestart vanuit 3.3.-F4 worden alle vaste routes van de instelling getoond.
- De routes worden gesorteerd op dag / tijd weergegeven.
- Als een route een ongeldige tijd bij een deelnemer heeft komt er een rood *-teken voor het regelnr.
- Van de route wordt de begin- en eindtijd,het aantal (actieve) deelnemers, aantal rolstoeldeelnemers, begin- en eindpunt, en de voorgepland wagne+chauffeur weergegeven.
- Met F2 worden de routedeelnemers wel/niet getoond
- Met F$-Exporteren worden exportbestanden opgebouwd met daarin alle deelnemers per route, en van de routes afzonderlijk
- Met regelnr+F2 worden alle subroutes van de route getoond.
- Met regelnr+F3 worden alle vaste routes van de routechauffeurgetoond.
- Met F wordt het zoekscherm getoond. Er kan worden gezocht binnen alle vaste routes op instelling, routebereik, opdrachtgever, dag en dagdeel en chauffeur. Deze filters kunnen worden gecombineerd!
- Dit scherm kan ook worden opgeroepen vanuit progr. 3-4-keuzemnu-S (Subroutes van een route).