In programma 3.4 kan een route worden aangemaakt en kunnen de vaste kenmerken worden gewijzigd. Ook kan hier bijvoorbeeld een vaste chauffeur/voertuig op de route worden gepland.
Een route wordt uniek geidentificeerd door een nummer van 4 cijfers, gevolgd door 2 cijfers voor het dagdeel.
Als voorbeeld nemen we route 1000. Route 1000 is het hoofdroutenummer en kan voorkomen op alle 7 dagen van de week, per dag 1 x in de richting van huis naar school/instelling (heen), en 1 x in de richting van school/instelling naar huis (terug).
De route op maandagochtend heen krijgt als dagdeel 10: 1 van dag 1 (maandag) en 0 van de richting huis->school. Het routenummer wordt dan 100010. De route maandag terug wordt 100011, dinsdag heen 100020, dinsdag terug 100021, vrijdagmiddag terug 100051 etc.
Bij het aanmaken van een route hoeft alleen alleen het hoofdroutenummer 1000 te worden aangemaakt. Op het moment dat er deelnemers aan de route toegevoegd gaan worden worden de dagdelen/subroutes automatisch door het systeem aangemaakt. Het werken met routes per dagdeel biedt als voordeel dat er per enkele rit een andere chauffeur kan worden gepland en dat er per dag/dagdeel een ander tarief aan de route kan worden ingevoerd.
Naast het routenummer zijn veld 14 en 15 van belang, maar niet verplicht. Hier kan bijvoorbeeld het routenummer van de opdrachtgever worden ingevuld, of een omschrijving naar keuze
Rondom de route kunnen diverse zaken worden geregistreerd. Deze mogelijkheden zijn te benaderen via het groene keuzemenu van de route.
Muteren van een route houdt in dat de omschrijving of de samenstelling van de deelnemers kan worden gemuteerd.
In dit onderdeel wordt een factuurregel aangemaakt op basis waarvan uiteindelijk de factuur kan worden opgemaakt (programma 3.9). De prijsafspraken per route worden op datum geregistreerd, waardoor verschillende prijsafspraken binnen een factuurperiode kunnen worden gebruikt. Prijsafspraken kunnen per enkele rit / dagdeel worden vastgelegd, of wat sneller als de route iedere dag dezelfde prijsafspraak heeft. Taxsys ondersteunt een groot aantal systematieken om tot een factuur te komen :
- 0. Prijs per route
Vastleggen van een vast tarief
- 1. Prijs per persoon vanuit ritagenda
Facturering obv het aantal actieve / vervoerde personen op het moment van afmelden van de rit (harde waarde.)
- 2. Per persoon vanuit belading gereden
Facturering obv het actieve aantal personen in de route. Als een deelnemer ACHTERAF wordt ziekgemeld, betergemeld, toevoegd etc. worden deze mutaties meegenomen.
- 3. Per beladen tijd in minuten
- 4. O.b.v routekilometers
- 5. Routetijd obv optimizer
O.b.v. de geplande tijd volgens de routeplanner.
- 6. Variabele prijs per deelnemer / instelling
- 7. Routetijd obv alle tijden van de optimizer.
- 8. Gekorrigeerde kilometers
Facturen obv bijvoorbeeld de daadwerkelijk gereden kilometers die bij de ritstaatverwerking worden vastgelegd.
De prijsafspraken worden geregisteerd op het relatienummer dat gekoppeld is aan de deelnemer in de route. Als er deelnemers van meerdere opdrachtgevers in de route opgenomen zijn, kan daardoor voor alle aanwezige opdrachtgevers een aparte factuur worden gemaakt, met eventueel afwijkende prijsafspraken. Ook kunnen tarieven voor onderaannemers worden vastgelegd.
Behalve het vastleggen van gegevens op de route kunnen ook op opdrachtgeverniveau factuurkenmerken worden vastgelegd via programma 4.3.3. veld 8 (diverse parameters)
Behalve deze standaardmethodieken ondersteunt het systeem ook afrekeningen obv kilometers en/of tijd obv de routeplanners mappoint en easy travel. Als er een standaardrapportage moet worden aangeleverd aan de opdrachtgever kunnen wij deze voor u maken waarna u met 1 druk op de knop de rapportage klaar hebt. Hierdoor wordt u het vervelende rekenwerk bespaard en kan de facturering worden teruggebracht tot slechts het onderhoud van de factuurregels en het printen van de factuur.
Met deze optie kunt u bepalen of een route wel of niet in de agenda moet worden geplaatst. Een nieuwe route worden standaard altijd in de agenda geplaatst. Als een route niet actief is wordt dit in het rood getoond in het routescherm (3.4)
Hier kunnen vrije dagen voor de route worden ingegeven. Dit werkt op dezelfde manier als het invoeren van vrije dagen van chauffeurs, deelnemers etc. Het enige verschil is dat er altijd een hele dag vrij wordt gegegeven, en geen tijdperiode.
Als er vrije dagen op een route zijn ingevoerd wordt de route niet-actief in de ritagenda met de vermelding 'route geblokkeerd'.
In dit scherm kunnen standaard werktijden met uursoort voor een route worden ingegeven. Deze werktijden kunnen worden gekoppeld aan een chauffeur waarmee ze kunnen worden gebruikt voor bijvoorbeeld het normeren van een route. Op het moment dat een route genormeerd is kunnen de werktijden automatisch in de urenverwerking worden opgenomen wat het proces van ritstaatverwerking versnelt.
Per dagdeel kan een afwijkende werktijd / chauffeur worden ingevuld.
Indien een chauffeur vanuit huis zijn groepsvervoersritten start kan middels het stamrecord chauffeur (4.2.5) het woon-werk verkeer worden aangegeven. In de CAO is geregeld dat per dag maximaal 15 minuten woon-werk verkeer ingehouden mag worden. In taxsys kan na het kiezen van de betreffende chauffeur middels de optie 1 = Muteren het veld 24 - Afdelingsnr worden gekozen. Na de keuze F4 = Opvragen wordt het onderstaande keuzemenu getoond
Na het kiezen van keuze 3 = 14 Groepsvervoer (incl. voertuig) verschijnt onderstaand keuzemenu. In dit keuze menu kunnen de minuten gekozen worden welke berekend worden voor het woon-werk verkeer. Zoals gezegd zou dit maximaal 15 minuten mogen zijn zoals het in de CAO is vastgelegd.
Bij het invullen/muteren van de verwerkte periode-uren (4.2.5.8.5) of bij het (automatisch) inlezen van de normuren worden de minuten van het woon-werk verkeer verwerkt. De minuten van het woon-werk verkeer worden maar eenmaal berekend op een dag. In onderstaand scherm wordt hier een voorbeeld van getoond. De dagen waarop een ster (*) staat vermeld is het woon-verkeer verrekend.
Bij de optie F4 = Muteren worden de gewerkte uren ingelegd. Hier bestaat eveneens de mogelijkheid om de standaard minuten van het woon-werk verkeer te wijzigen indien hier sprake van is. Ook hier geld dat er maar eenmaal per dag woon-werk verkeer berekend kan worden.
![[Opmerking]](images/note.png) | Opmerking |
|---|---|
| Woon-werkverkeer wordt alleen bij afdelingscode 14 toegepast |
Met dit scherm kan de vaste voertuig en chauffeursplanningn van de route worden vastgelegd. Op het moment dat de route in de agenda wordt geplaatst worden deze gegevens overgenomen op de voorplanning van de route. Het voordeel hiervan is dat u een route slechts 1 keer hoeft te plannen en niet wekelijks op het moment dat de route de agenda ingaat.
Per dagdeel kan een afwijkende wagennummer en/of chauffeursnummer worden vastgelegd.
Als de planning is gewijzigd krijgt u de vraag per welke datum de wijzingen moeten worden toegepast. Hiermee kan worden voorkomen dat een afwijkende planning wordt overschreven.
Van iedere route worden op datum de afstand, tijd, aanrijtijd en afrijtijd bijgehouden. Deze tabel wordt automatisch gevuld als u gebruik maakt van de taxsys optimizer. Ook is het mogelijk om handmatig registraties in te voeren.
Indien gewenst kan de factuur o.b.v. deze gegevens worden gemaakt.
