Zorgvervoer / Ziekenfonds

Introductie

Met Taxsys is het mogelijk om zorgvervoerritten te registreren en declareren volgens de Vektis-standaard

Vektis is de benaming van afspraken over hoe een digitale aanlevering van een zorgvervoer-declaratie eruit moet zien, zodat de verzekeraar waar de declaratie ingediend wordt deze gegevens wederom geautomatiseerd kan verwerken. Helaas betekent dit niet dat alle 'digitale' declaraties van verschillende verzekeraars hetzelfde zijn. Het Vektis model geeft de zorgverzekeraars de mogelijkheid om zelf te kunnen bepalen welke gegevens ze wel of niet willen hebben en met welke gegevens sommige velden gevuld moeten zijn.

Binnen Taxsys zijn alle voorkomende verzekeraars beschikbaar en deze kunnen naar behoefte worden toegevoegd.

Om te komen tot een goede registratie en uiteindelijk een declaratie is het belangrijk dat alle basisgegevens zorgvuldig worden vastgelegd. Taxsys ondersteunt dit gehele proces

Per 1-7-2012 is een koppeling met VAIS2 beschikbaar waarmee het vervoer in opdracht van achmea kan worden geregistreerd. Voor de handleiding zie dit pdf-document : vais2 v1.01.pdf

Registratie stamgegevens

Registreren relaties

Iedere te vervoeren zorgvervoerklant moet worden aangemaakt als relatie. Dit gebeurd in programma 4.3.2. De relatienummers voor ZKF lopen van 40000 t.m. 59999 en het gebruik van andere nummers is niet mogelijk, omdat Taxsys hierop reageert. Op veld "28. Geslacht" kan een keuze gemaakt worden in M(an), V(vrouw), O(nbekend), Z(oon) of D(ochter). Alle andere velden spreken voor zichzelf.

Bij het aanmaken van de klantgegevens kunnen de gegevens normaal gesproken overgenomen van de machtiging. De gegevens die noodzakelijk zijn voor een correcte declaratie zijn altijd verplicht.

Figuur 3.17. Onderhoud relatiegegevens

Onderhoud relatiegegevens
COV-check - Stamgegevens relatie controleren

Controle op Verzekeringsrecht (COV) is een functionaliteit waarmee mensen met een VECOZO certificaat kunnen controleren of en hoe iemand verzekerd is bij één van de aangesloten zorgverzekeraars. Tevens is het mogelijk meer gedetailleerde informatie in te zien over de betreffende verzekerde en de verzekering.

Na het invullen van de relatie kan middels het keuze-menu gecontroleerd worden of de relatie op een juiste manier wordt aangeboden bij VECOZO. In het keuze-menu kan met de "C = CVO Check" deze controle worden uitgevoerd. Als de relatie op een juiste manier is aangemaakt zal een informatief scherm getoond worden. Indien er geen scherm getoond wordt is de relatie niet bekend danwel niet op een juiste manier aangemaakt.

Figuur 3.18. COV Check

COV Check

Machtigingen

In het keuze-menu kan met de "M = Machtiging" de ontvangen machtiging worden aangemaakt. Zonder de machtiging zal binnen Taxsys in principe geen rit geboekt kunnen worden. Na het juist invoeren zal onderstaand scherm zichtbaar worden. In het scherm is direct overzichtelijk welke machtigingen aanwezig zijn. Het veld na het nummer staat een "J" of een "N" vermeld. Deze letter komt overeen met het ingevulde veld "Postcode tabel".

Figuur 3.19. Onderhoud machtigingen

Onderhoud machtigingen
Prestatiecode

Op de machtiging staat de prestatiecode vermeldt welke kan worden ingevuld op de machtiging. Als een declaratie mislukt omdat de prestatiecode onjuist is, is het eerst zaak om de prestatiecode i.c.m. het categorienummer op de machtiging te controleren en zonodig aan te passen.

Een lijst van prestatiescode kunt u donwloaden door te klikken op: vektisprestatiecodes.pdf

Indien de klant alleen vanaf of naar een bepaald adres mag reizen dan dient het veld "Postcode tabel" op Ja gezet te worden. Als in het veld "Postcode tabel" Ja wordt ingevuld dan wordt een grijs scherm getoond waar te zien is welke bestemmingen zijn toegestaan.

Figuur 3.20. Postcode tabel

Postcode tabel

Registreren zorgverzekeraar en tarieven

Iedere zorgverzekeraar moet worden aangemaakt als verzekeraar binnen Taxsys. Een nieuwe verzekeraar zal worden toegevoegd door de helpdesk ivm met de rekenregels.

Het raadplegen van een verzekeraar gebeurt middels het programma 4.4.3.(F4). De tarieven worden per jaar bepaald en kunnen handmatig door uzelf gewijzigd worden indien er sprake is van een nieuw jaar. Op het moment dat er geen tarieven bekend zijn voor het boekjaar kan er geen rit geboekt worden. U zult onderstaand scherm te zien krijgen bij het boeken van een rit. Bij onderstaande melding is het van belang om de tarieven aan te maken voor het nieuwe boekjaar.

Figuur 3.21. Tarieven niet aanwezig

Tarieven niet aanwezig

Vastleggen prijsafspraken

Nadat een zorgverzekeraar is aagemaakt kunnen de prijsafspraken worden vastgelegd. Deze prijsafspraken worden automatisch op de rit overgenomen. Dit kan via programma 4.4.3-Nr zorgverzekeraar-Enter (Muteren). Met 1 ipv enter kunnen de prijsafspraken worden geprint.

Figuur 3.22. Prijsafspraken zorgverzekeraar

Prijsafspraken zorgverzekeraar

Verwerking / Opbouwen declaratie

Registreren ritten

De ritten worden net als normale ritten in de ritagenda geregistreerd. Bij de intake wordt er gecontroleerd op een geldige machtiging en daarnaast op eventuele bestemmingen (postcodes) waar de klant naartoe mag reizen, zoals vastgelegd in de postcodetabel bij de machtiging. Als op het moment van boeken geen geldige machtiging in het systeem aanwezig is en de rit moet toch geboekt worden dan kan een spoedmachtiging worden aangemaakt. Het systeem zal dit melden.

Op het moment dat een rit is afgemeld is deze klaar om gedeclareerd te gaan worden.

Declaratie VECOZO

Als voorbereiding op de declaratie moeten de ritten worden klaargezet voor declaratie. Dit kan op 2 manieren :

  • Via de ritstaatverwerking
  • Via programma 4.1.1.6 (Controle gefactureerde ritten op rekening vanuit agenda)
Controleren ritten

Op het moment dat u wilt gaan declareren is het zaak om eerst te controleren of alle ritten zijn klaargezet voor declaratie zoals beschreven in voorgaande paragraaf (progr. 4.1.1.6).

Er kan een selectie worden gemaakt van alleen de zorgritten, eventueel per verzekeraar, of per relatienummer. Het volgende scherm wordt dan getoond.

Figuur 3.24. Controle gefactureerde ritten

Controle gefactureerde ritten

Op het moment dat de rit van een prijs is voorzien staat deze in principe klaar voor declaratie. Als de rit nog verwerkt moet worden wordt de naam van de relatie geprint in de kolom prijs (diapositief)

Nadat met 4.1.1.6 de ritten zijn klaargezet kunnen deze gegevens nog gewijzigd / gecontroleerd worden in programma 4.1.3 (Muteren/Printen ritgegevens debiteuren). Deze gegevens komen uiteindelijk in het declaratiebestand. Met F4 wordt een overzicht getoond vanaf datum, eventueel per relatie :

Figuur 3.25. Ritoverzicht

Ritoverzicht
Opbouwen declaratiebestand

Als alle ritten klaar zijn kan het declaratiebestand voor VECOZO worden aangemaakt. Dit kan met programma 4.4.8.

  1. Selecteer eerst de verzekeraar. Vervolgens kan de bestandsnaam worden aangepast waarbij wij aanbevelen het jaartal en de maand toe te voegen. Bv gvz0001008 (augustus 2010).
  2. Vervolgens kan de begindatum van de uitgevoerde ritten worden gekozen. Automatisch wordt hier de eerste datum die nog aanwezig is ingevuld. De einddatum kan zelf gekozen worden.
  3. Bij factuurnummer kan een zelf te kiezen factuurnr worden ingevuld. Dit nummer zal door de verzekeraar als kenmerk van de betaling worden gebruikt.
  4. Het systeem zal vervolgens het bestand aanmaken en opslaan in de exportmap of emailen naar het ingesteld adres.
[Opmerking]Opmerking
Het door Taxsys aangemaakt declaratiebestand mag NIET gewijzigd worden.

U kunt het bestand nu indienen.

Als de ritten nu worden opgevraagd worden via programma 4.1.3 is de datum diapostief, ten teken dat de rit in het declaratiebestand is geplaatst, maar nog niet historisch is gezet.

Figuur 3.26. Diapositief in ritoverzicht

Diapositief in ritoverzicht
Declaratie naar historie schrijven

Op het moment dat het bestand opgebouwd en ingediend is bij de verzekeraar dient het bestand historisch gezet te worden, om dubbele declaratie te voorkomen. Als programma 4.4.8 nogmaals wordt opgestart en de verzekeraar wordt gekozen dan zal het systeem het melden als er nog een bestand aanwezig is en vragen of het historisch gezet moet worden. Eventueel kan het bestand via F1 helemaal verwijderd worden.

Overzetten naar de historie kan ook via progr. 4.1.3-keuze muteren-F1-Overzetten naar historie.

Correcties aanbrengen

Op het moment dat er 1 of meerdere ritten worden afgekeurd door de verzekeraar/VECOZO kan de rit opnieuw worden klaargezet. De rit moet eerst worden terugggehaald uit het historische bestand. Dit kan via programma 4.1.3-Enter-2 (Terugzetten gedeclareerde ritten).

Op het moment dat een rit is teruggehaald uit de historie kan de rit weer worden bewerkt, worden eventuele bijgewerkte machtigingsgegevens toegepast etc. De rit kan daarna via de normale procedure nogmaals worden aangeboden.

Bijzonderheden

  • Printen van een overzicht van ritten (gedeclareerd of niet gedeclareerd) kan via prog. 4.1.3-Enter-1 (Printen)
  • Via menu's 4.3.5 en 4.3.9 kunnen diverse overzichten worden geprinten.
  • Met progr. 4.3.9.10 kan managementinformatie voor de verzekeraar worden opgebouwd.