Met deze weboplossing kunnen uw eigen chauffeurs en vervoerders/onderaannemers inloggen en diverse gegevens uit taxsys live raadplegen, en eventueel gegevens aan vullen/wijzigen. De volgende functionaliteiten zijn aanwezig:
- Ritplanning tonen en printen, ook opvragen van uitgevoerde ritten.
- Rit op de kaart tonen.
- Bevestigen van gewijzigde planning, ziek-en hersteldmeldingen etc.
- Invullen van ontbrekende in- en uitstaptijden van ritten, loosmeldingen doorgeven.
- Inzage in ingeboekte uren.
- Chauffeurs zelf hun uren in laten vullen
- Overzicht van verlofdagen
- Tonen van de roosterplanning
- Inschrijven op openstaande roosterdiensten
- Algemeen contactformulier
- Diverse automatische signaleringen na inloggen zoals bv een naderende vervaldatum van het rijbewijs, chauffeurspas etc.
- Berichtensysteem
- Weergeven schoolroosters groepsvervoer
- Extra formulieren, bv verlofformulier
- optioneel - Documenten beschikbaar maken voor download
- optioneel - Activiteitenkalender
- optioneel - Gebruikers zelf hun wachtwoord laten wijzigen
- optioneel - Weergave mobiele browsers
- optioneel - Beschikbaarheid doorgeven
Kenmerk van nagenoeg alle functionaliteit is dat per chauffeur instelbaar is wat wel en niet getoond/gewijzigd mag worden.
Indien gewenst kunnen wij automatisch rechten voor iedereen aan of uitzetten. Als u bijvoorbeeld geen verlofdagen wil laten zien kunnen wij dit aanpassen zonder dat dit voor iedere chauffeur apart moet worden ingesteld.
![[Opmerking]](images/note.png) | Opmerking |
|---|---|
| Voor chauffeursnummers vanaf 9000 (vervoerders) worden standaard GEEN berichten en vervaldata weergegeven. |
Standaard heeft niemand toegang tot het systeem. Een chauffeur toegang verlenen kan in scherm 4.2.5.1-F1 (extra velden van chauffeursrecord).
Met keuze 2 kunnen de diverse parameters worden gewijzigd. Het menu van de gebruiker wordt automatisch aangepast o.b.v. deze parameters.
Binnen taxsys wordt bijgehouden wie wanneer heeft ingelogd en deze gegevens zijn uiteraard ook na te zoeken. In overleg zullen wij deze mogelijkheid aan het menu toevoegen.
De website wordt met een neutrale uitstraling opgeleverd, maar het uiterlijk van de website is voor het overgrote deel aan te passen aan uw eigen gewenst stijl, zodat hij er uitziet zoals uw eigen bestaande website. Zo kunnen wij de kleurstelling, afbeeldingen en lettertype aanpassen.
Na het inloggen worden via het menu 'ritplanning' standaard de nog uit te voeren ritten getoond. De rit kan worden geopend alle relevante informatie wordt getoond, inclusief de deelnemers van het groepsvervoer indien van toepassing:
Indien gewenst kan er een bevestigingssysteem worden geactiveerd dat als volgt werkt:
- Op het moment dat een chauffeur wordt voorgepland, en hij of zij heeft toegang tot de website(=wachtwoord ingevuld + geen einddatum + inzage in ritplanning), dan wordt bij de rit automatisch de tekst 'IB' getoond. (rode achtergrondkleur)
- Dit geldt ook voor een ziek-/hersteldmelding. Op het moment dat de route wijzigt wordt altijd een bevestiging gevraagd (er staat dan in de agenda een groen blokje op de rit met het aantal wijzigingen).
Opmerking Dit geldt ook voor mutaties die via de groepsvervoerwebsite zijn doorgegeven! - Voor de planning is nu alleen nog zaak om er op toe te zien dat de ritten tijdig worden bevestigd. Met de filterkeuze 'CHI' worden alle nog te bevestigen ritten getoond.
Er kan ook een kaart van de rit worden getoond. Deze functie is dezelfde als de optie 'k' in de ritagenda en op het moment dat deze website in gebruik wordt genomen zal deze automatisch in de ritagenda actief worden.
Het is in te stellen dat verreden ritten gewijzigd kunnen worden. Het meest gangbare hierin is het invullen van de ontbrekende in- en uitstaptijden door een onderaannemer, maar dit kan ook door de eigen chauffeurs worden gedaan.
Op het moment dat in- en uitstaptijden worden doorgegeven worden deze op indien van toepassing direct doorgezet naar een Callcenter. (bij ritcodes 6 en 7).
Met het berichtensysteem is het mogelijk om berichten op de website weer te geven. Dit kan voor een bepaalde periode, tot nader bericht, en vanaf een bepaalde datum. Berichten kunnen het kenmerk 'archief' krijgen zodat zij bij het bereiken van de einddatum worden opgenomen in het berichtenarchief en via een aparte pagina's toch nog opvraagbaar zijn.
Nadat men inlogt worden de actuele berichten getoond en de laatste berichten zullen altijd in beeld staan
De berichten worden onderhouden in taxsys, en het is zelfs mogelijk eenvoudige html-codes te gebruiken om het bericht op te maken. Daarnaast kan ook een bestand in word worden gemaakt dat aan het bericht wordt gekoppeld. Voordeel hiervan is dat het bericht niet beperkt is in lengte en dat de layout heel eenvoudig kan worden aangepast.
De meeste informatie uit taxsys die zowel voor de chauffeur van belang is kan worden weergegeven op de website.
Bijvoorbeeld het laten inzien van het dienstrooster en de verlofdagen kan enkele standaardtaken wegnemen van planning en hetzelfde geldt voor het laten inzien van de uren.
Er kunnen formulieren worden toegevoegd die als email worden afgeleverd op een adres naar keuze. Een voorbeeld hiervan is een verlofaanvraagformulier :
Ook kan via google docs een formulier worden gemaakt dat via een iframe in een bericht wordt weergegeven. Hierbij kunnen zelfs variabelen zoals chauffeursnummer en naam automatisch worden ingevuld en de resultaten zijn op te vragen via een spreadsheet. Het voordeel van deze werkwijze is dat het formulier volledige in eigen beheer kan worden onderhouden.
Met dit onderdeel kunnen bestanden online beschikbaar worden gemaakt aan de chauffeur. Ieder type bestand kan beschikbaar worden gemaakt en deze kan door de chauffeur worden gedownload. De werkwijze is als volgt:
- Op de taxsys-server wordt een map gedefineerd waarin per chauffeur een eigen map wordt aangemaakt. De mapnaam is altijd gelijk aan het chauffeursnummer
- Vanaf de werkplek (vanuit windows) kunnen vervolgens bestanden in deze map worden geplaatst.
- Op het moment dat een bestand in een map wordt geplaatst is deze direct zichtbaar voor de chauffeur.
- De documentenoptie kan per chauffeur worden aan- / uitgezet.
- Per chauffeur is een persoonlijke map beschikbaar. Daarnaast kan een algemene map worden ingesteld die voor alle chauffeurs (mits ingesteld) toegankelijk is. Deze map kan worden gebruikt voor documenten die voor alle chauffeurs van belang zijn, en het voordeel is dat het document maar op 1 plaats beheerd hoeft te worden. (bv personeelshandboek, nieuwsbrief etc.)
- Eventueel kunnen bestanden zelfs geautomatiseerd vanuit taxsys in de mappen worden geplaatst.
De activiteitenkalender is bedoeld als een agenda, die buiten de ritplanning om de voor het bedrijf belangrijke gebeurtenissen kan weergeven. Denk hierbij aan de het begin van de kerstvakantie, grote vakantie, een TX-keurmerk audit, personeelsfeest etc.etc..
De kalender is volledig vrij in te vullen met datum, omschrijving en een optionele berichttekst. De optie kan per chauffeur aan / uit worden gezet (staat standaard aan) en zal als menuitem beschikbaar worden.
De werking is grotendeels vergelijkbaar met het berichtenarchief, maar het belangrijke verschil is dat de kalender dynamisch opgebouwd / aangevuld kan worden met bijvoorbeeld alle vervaldata van de documenten van een chauffeur (ook de documenten die niet binnenkorte verlopen), verjaardagen personeel etc.
Daarnaast kunnen chauffeurs worden gekoppeld aan de activiteit, en op het moment dat er chauffeurs zijn gekoppeld wordt de activiteit alleen zichtbaar voor deze chauffeurs. De koppeling wordt in taxsys gemaakt, waarmee de activiteit tevens gebruikt kan worden als planningstool cq verzamellijst van chauffeurs.
Met deze optie is het mogelijk dat gebruikers zelf hun wachtwoord wijzigen. De gebruiker moet over een emailadres beschikken (vastgelegd in taxsys) omdat na wijzigen een bevestigingsemail wordt verzonden naar dit adres.
Alhoewel het chauffeursportaal is bedoeld als een 'desktop-browser' applicatie kan op verzoek ondersteuning voor mobiele browsers zoals telefoons, ipads etc. worden toegevoegd. De ondersteuning houdt het volgende in :
- Toepassen generieke layout (geen eigen logo, lettertype etc.).
- Maximale schermbreedte is 600 pixels ipv 1024.
- Menu's aan bovenkant en onderkant ipv links.
- Lichte aanpassing in diverse pagina's zodat deze beter navigeerbaar zijn
- Verbergen van de printknoppen
Op geen enkele wijze kan en zal worden gegarandeerd dat het chauffeursportaal op enig mobiel platform goed functioneert aangezien de applicatie niet voor een specifiek mobiel platform is ontworpen. Wel zal het portaal op moderne mobiele apparaten (Iphone 4, Samsung Galaxy S) in het algemeen goed leesbaar zijn en deze optie kan daarmee een leuke aanvulling zijn richting de gebruikers.
Technische werking:
- Deze optie moet worden geactiveerd en is standaard niet-actief
- De website zal de bekendste mobiele platforms 'automatisch' herkennen en als de optie aanstaat de aangepaste layout toepassen.
- Op het moment van schrijven (januari 2011) is er herkenning van de volgende mobiele apparaten / platforms
- Android
- Ipad
- Ipod
- Iphone
- Blackberry
- Nokia
- Als het apparaat niet wordt herkend, wordt de standaard-layout weergegeven.
Als voorbeeld een schermafdruk van een Ipad. De schermbreedte wordt hier automatisch ingesteld op 900 pixels.
Met deze plugin kunnen chauffeur aangeven wanneer zij beschikbaar zijn voor (extra) werkzaamheden. Het kan worden gebruikt vo or oproepkrachten die nu hun dagen op papier/email aanleveren, maar ook in het algemeen voor alle chauffeurs. Ook kan er bv. worden ingeschreven voor extra werk zoals een personeelsfeest waarbij met het berichtensysteem hiervoor een oproep kan worden gedaan.
De informatie wordt in taxsys weergegeven op het grafische planbord, het planoverzicht van de chauffeur, en op de lijst met be schikbare chauffeurs die in de agenda met de toetensencombinatie BSC is op te vragen.
Er wordt een onderscheid gemaakt in structurele en incidentele beschikbaarheid, zodat ook kan worden aangegeven dat een chaufeur op een vaste dag altijd of nooit kan werken.